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Règlement intérieur de la Société Francophone de Néphrologie Dialyse et Transplantation

21 09 2015

 

Article 1 - Convocations

Les convocations aux assemblées générales ordinaires ou extraordinaires peuvent être adressées par courrier électronique ou postal.

 

Article 2 - Procurations

Les procurations de vote en assemblée générale sont soit manuscrites, soit électroniques (dans ce dernier cas pour être valides, elles doivent avoir été transmises simultanément à un membre présent et au Secrétaire Général).

 

Article 3 - Candidatures à la Société

Les candidatures sont adressées par voie électronique au webmaster et au secrétaire général, qui en vérifie la validité et prononce l’admission :

Les noms des nouveaux membres sont présentés au bureau, puis à l’assemblée générale ordinaire lors de la réunion suivante.

 

Article 4 - Elections au Conseil d’Administration

Seuls les membres titulaires à jour de cotisation peuvent voter et/ou être élus au Conseil d’Administration.

Renouvellement du CA pendant la période transitoire de la nouvelle Société, de 2015 à 2017 :

Article 5 : nombre d’administrateurs pour chaque collège

Les membres exerçant hors de France pourront être candidats soit dans le collège défini par leur exercice professionnel, soit dans le collège des membres Francophones

Total : 38 membres

 

Article 6 : Invités permanents au CA

Sont invités permanents du conseil d’Administration avec une voix consultative (ou à défaut leur représentant)

Article 7 : Les commissions

Le Conseil d’Administration peut susciter la création de Commissions chargées de différents thèmes.

L’existence de ces Commissions peut être temporaire ou définitive.

Trois commissions cliniques sont inscrites dans les statuts de la Société : la commission de néphrologie clinique, la commission de dialyse et la commission de transplantation (article 14 des statuts)

 

Les commissions transversales sont les suivantes :

Le fonctionnement des commissions doit se faire en accord avec le Conseil d’administration de la Société.

Le Conseil d’Administration veille à ce que dans chaque commission soient représentés les différents modes d’exercice professionnel.

 

Les commissions ont les rôles suivants :

Les membres des Commissions sont :

Présidents de commissions :

 

Chaque commission élit en son sein un président, pour une durée de 2 ans, éventuellement renouvelable 2 ans, au terme de nouvelles élections. Il est souhaité mais non obligatoire que le président soit un membre élu de la commission ou du Conseil d’Administration. Au sein des commissions, seuls les membres élus (à la commission ou au Conseil d’Administration) ont droit de vote pour l’élection du président. Les votes pour l’élection à la présidence ont lieu à bulletins secrets, et à la majorité absolue des membres élus, soit présents, soit ayant donné procuration.

 

Fonctionnement :

 

Lors de la première réunion de la commission suivant les élections, le président sortant :

Il est souhaité que :

Article 8. Calendrier des réunions

A) conseil d’Administration

 

Les 3 réunions annuelles du conseil d’administration sont volontairement accolées à des réunions scientifiques existantes afin de limiter les déplacements des administrateurs.

B) Bureau

 

Il est souhaité que les membres du Bureau et le webmaster soient en contact mensuellement par conférence téléphonique ou à l’occasion de réunions présentielles.

 

C) Commissions

 

Il est souhaité que les commissions se réunissent au minimum 3 fois par an, dont une fois à l’occasion des journées annuelles

 

Article 9 : Frais engagés par les administrateurs
Article 10 : Sélection de la ville organisatrice du congrès annuel de la Société

La procédure suivante est proposée :

Article 11 : Organisation du congrès annuel de la Société

Les besoins pour l’organisation du congrès annuel sont détaillés dans l’annexe 1.

La Société confie l’organisation du congrès annuel à une Agence Professionnelle d’Organisation de Congrès.

Différentes sociétés sont mises en concurrence par le bureau de la société tous les 3 ou 4 ans selon les contrats établis.

La mise en concurrence est organisée par le bureau 12 à 18 mois avant l’échéance du contrat.

 

Article 12 : Organisation des partenariats commerciaux

La Société a un partenariat avec l’industrie pharmaceutique principalement à l’occasion du congrès annuel. Il repose sur différentes prestations telles que les locations de stands, l’organisation de symposiums, le parrainage d’applications smartphone, les supports de sacoches, encarts etc.

 

La Société souhaite poursuivre un partenariat avec l’industrie pharmaceutique également à l’année. Ce partenariat a été lancé en 2015 par les deux sociétés fondatrices. Il se fait sous l’égide d’un prestataire qui peut être le même que l’organisateur du congrès annuel ou bien différent. Le mandat de ce prestataire est réévalué de façon annuelle.

 

Article 13 : Partenariat avec la Fondation du Rein

La nouvelle société souhaite avoir un partenariat renforcé avec la Fondation du Rein. Celui-ci pourrait recouvrir tout ce qui concerne la communication dirigée vers le public et vers le mécénat des entreprises autres que les entreprises du médicament et des dispositifs médicaux. La nouvelle société souhaite également que la Journée Mondiale du Rein continue d’être organisée sous l’égide de la Fondation. La nouvelle Société souhaite soutenir pleinement la Fondation du Rein et la voir se développer. Elle souhaite la voir soutenir tous les aspects de la recherche fondamentale et clinique en néphrologie, dialyse et transplantation.

 

Article 14 : Partenariat avec les associations de patients

La nouvelle société souhaite développer des relations étroites avec plusieurs associations de patients incluant la FNAIR, RENALOO, la ligue Rein et Santé, TRANS-FORME, l’AIRG et l’association Polykystose France (cette dernière association sera à valider par le CA de la nouvelle Société).

 

A partir de 2015 une session d’interface est organisée lors du congrès annuel entre le bureau de la société savante et les responsables de ces associations. Cette session est ouverte au public. Elle porte sur des thèmes généraux en lien avec l’actualité de l’année. Seuls des sujets portant sur des documents publiés ou au moins finalisés pourront être abordés dans cette session.

 

Article 15 : Partenariat avec l’AFIDTN

La Société souhaite maintenir et développer son partenariat avec l’AFIDTN. Ce partenariat peut prendre plusieurs formes : formation, écriture de documents communs, prises de positions communes devant les autorités de santé françaises

 

Article 16 : Partenariat avec les associations professionnelles de néphrologues sur le territoire français

La nouvelle société souhaite proposer différents partenariats aux associations « sœurs ». Ces partenariats peuvent prendre l’aspect d’associations « abritées » par la société, respectant leur autonomie de fonctionnement.

 

Article 17 : Partenariat avec les autres sociétés du domaine de la néphrologie sur le territoire français ou dans les pays francophones

La nouvelle société souhaite maintenir et intensifier les collaborations des sociétés fondatrices.

 

Article 18 : Soutien à la recherche

La nouvelle société souhaite continuer à soutenir la recherche en néphrologie. Le soutien effectué par les sociétés fondatrices ces dernières années représentait 75% des bénéfices du congrès annuel auquel il faut rajouter le montant de différentes bourses versées par l’industrie. Il est souhaitable de maintenir un soutien global à la recherche réparti harmonieusement entre néphrologie clinique, transplantation et dialyse.

 

Article 19. Parrainages et publications

Toute publication ou parrainage de réunion ne peut être fait au nom de la Société qu’avec approbation du Bureau.

 

 

 

Annexe 1 : organisation du congrès annuel de la Société

Fiche d’identité :

 

Congrès annuel se déroulant fin septembre / début octobre 5 jours de conférences : du lundi au vendredi Nombre total de personnes attendues sur les 5 jours : 1 500 environ 20 % de congressistes étrangers

 

Format :

 

séances plénières et sessions parallèles + salles de réunions annexes 1 exposition avec environs 30 stands partenaires et 300 posters

 

Besoins logistiques :

 

Besoin en salles de conférence à minima :

Salle plénière : 800 places

2 salles de sous-commissions : 300 places

2 salles de sous-commissions : 200 places

1 salle de pré-projection avec la présence d’un réseau entre toutes les salles du lieu

Minimum 3 salles de réunions annexes de taille variable : entre 10 et 40 personnes en réunion

1 bureau organisateur + 1 salle hôtesse

Besoin en espace d'exposition à minima : 2 300 m2 brut d’un seul tenant pour exposition et posters + 200 m2 pour accueil/Vestiaire/divers

 

Restauration :

 

Un cocktail de bienvenue dans l’exposition à prévoir le mardi soir. Petite restauration à prévoir dans les salles de réunion. Le reste de la restauration (pauses) est pris en charge par les exposants sur leurs stands. La ville doit être en mesure de faire des propositions de lieux pour la Soirée des Sociétés du jeudi soir (300 personnes – cocktail dînatoire) dans un lieu historique ou culturel de la ville.

 

Accessibilité :

 

Le lieu du congrès doit être facilement accessible par train ou avion. Les transports en commun de la ville doivent également être assez développés pour desservir le lieu du congrès et les hôtels.

 

Capacité hôtelière :

 

Plus de 800 chambres par nuit (4 nuits en moyenne)

Hotel de catégorie 2*, 3* et 4*

Les hôtels doivent être situés proche du lieu du congrès et également en hyper centre-ville.

 

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